El Software E.R.P. Avansis, está comprendido por varios programas dirigidos y especializados en el área administrativa, contable, financiera y de gestión de cualquier empresa o razón social, interactuando todos estos de manera integrada y en tiempo real, para evitar re-procesos e interfases, permitiendo mantener al instante y eficientemente, información clara, oportuna y verás, para la toma de decisiones en todos los niveles de la organización.
Este módulo permite gestionar y automatizar todas las transacciones contables y financieras de cualquier empresa, de manera ágil, sencilla y segura, de acuerdo a las normas internacionales de información financiera NIIFs, permitiendo la generación al instante y en tiempo real, de una gran variedad de reportes, que reflejan el estado actual de la empresa y facilitan la toma de decisiones acertadas y eficientes, para llevar la empresa, a mayores niveles de crecimiento y competitividad; Además, genera la información contable y financiera en medios magnéticos de manera ágil y automática, de acuerdo a los requerimientos de la dirección de impuestos y aduanas nacional, DIAN.
Mediante este módulo, se controla y maneja eficientemente, todos los procesos e informes, que ayudan a controlar el flujo de efectivo y liquidez de las empresas, como lo son: La gestión de caja y bancos que incluye conciliaciones bancarias, control de recaudos y pagos, que incluye manejo de anticipos para ambos casos, flujos de efectivo y previsiones de tesorería. Su objetivo principal es optimizar la liquidez y garantizar un adecuado control financiero.
Los medios magnéticos en un ERP, permiten, previa parametrización de rubros, cuentas, terceros y tipos de movimiento contable, generar archivos electrónicos que contienen información contable y fiscal de las empresas, de acuerdo a los requerimientos de las entidades regulatorias de las mismas, para presentar con la periodicidad requerida por estos organismos regulatorios como la Dian para el caso de Colombia; Hacienda para Costa Rica, etc., y de esta manera, verificar que las empresas cumplen con sus obligaciones tributarias, además de validar y cruzar la información presentada, con la información real de las empresas.
Las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) son estándares contables globales que regulan la presentación de estados financieros. En un ERP, la implementación de las NIIF permite que la información contable y financiera sea transparente, estandarizada y cumpla con normativas internacionales.
Maneje una amplia y completa base de datos de sus clientes, proveedores y acreedores varios y cause automáticamente las facturas a crédito y las cuentas por pagar, con la posibilidad de otorgar financiaciones bajo diferentes métodos, que incluyan cuotas iniciales, cuotas extraordinarias, número de cuotas pactadas y periodicidades variables, así como asignación de diferentes tasas de interés y formas de amortización de sus créditos tanto otorgados como adquiridos. También incluye el manejo automático de anticipos de clientes o a proveedores, permitiendo el cruce de estos, ya sea en el momento de realizar el recibo de caja para las cuentas por cobrar o en el momento del comprobante de egreso, para las cuentas por pagar.
Programe, defina y capture su presupuesto de ingresos y egresos bien sea en forma general o por centros de costos y obtenga una amplia gama de reportes que le indican su disponibilidad presupuestal en cualquier momento, de acuerdo al movimiento contable ejecutado. Estos reportes se pueden generar por mes o rango de fechas determinado, permitiendo efectuar ajustes y reservas presupuestales para moldear el comparativo de presupuesto vs ejecución presupuestal, sin alterar el presupuesto inicial. Este módulo es de suma importancia para controlar los límites, en los que se puede desenvolver cualquier empresa y garantizar su permanencia y autosuficiencia en el tiempo.
Este módulo permite almacenar toda la información concerniente a la hoja de vida de todos y cada uno de los empleados directos e indirectos de la empresa, así como toda la información de contratación, sueldos u honorarios devengados, novedades relacionadas con los tiempos de trabajo, como horas extras en sus diferentes modalidades, permisos, incapacidades, licencias, préstamos, descuentos, etc., que determinan el movimiento normal en los programas de nómina y recurso humano, para obtener al instante procesos como liquidaciones automáticas de nóminas, aportes, parafiscales, vacaciones, licencias, término de contratos en cualquier momento y por cualquier causa o por vencimiento normal, etc.: así como garantizar el cumplimiento de las normas laborales y generar reportes detallados de auditoría y contabilidad.
Gestione todos los procesos relacionados con la administración del talento humano, desde la contratación hasta la liquidación, incluyendo nómina, desempeño, beneficios, cumplimiento legal, incentivos, capacitaciones, trazabilidad en los diferentes cargos en que aplique el empleado, y demás operaciones que tengan que ver con las funciones y labores de todos y cada uno de los empleados en la empresa.
Automatiza el cálculo y generación de nóminas conforme a la normativa colombiana, asegurando el cumplimiento legal y la validación ante la DIAN; así, como el envío automático de los comprobantes de pago de nómina, a los correos electrónicos de los empleados, para su respectiva verificación y validación de los respectivos pagos.
Gestione eficientemente, el control y manejo de existencias de inventario, así como sus respectivos costos, precios, movimientos, almacenamientos, abastecimientos, desperdicios y demás opciones implícitas en la operatividad de sus inventarios. Conozca al instante y en tiempo real desde cualquier lugar en que se encuentre, existencias actuales de mercancía, rotación y rentabilidad de las mismas, pedidos, órdenes de compra, top 10 de los más vendidos, top 10 de los más comprados, top 10 de los principales clientes, top 10 de los principales proveedores, cuadres de ventas, cierres de caja y toda una amplia gama de reportes que permiten una toma de decisiones acertada y oportuna en el control y manejo de sus inventarios, reduciendo costos, disminuyendo desperdicios, mejorando la calidad de productos y servicios, etc.
Genere de manera ágil, rápida y segura, las facturas de venta de su negocio, permitiendo automatizar las generaciones de facturas que apliquen a este proceso, asegurando el cumplimiento de normativas fiscales y la integración automática y en tiempo real, con los módulos de contabilidad, cartera (si es a crédito), inventarios y presupuesto. Este módulo contempla diferentes tipos de facturación, como lo son, las facturas de venta normales de bienes y servicios o la facturación tipo P.O.S. que es un esquema de facturación más resumido y ágil que la normal. También se puede llevar un control desde la cotización, los pedidos de bienes y servicios y la respectiva facturación, permitiendo llevar una trazabilidad entre estos procesos, a fin de controlar que todo lo que esté cotizado y pedido, sea realmente facturado y entregado a satisfacción.
Permite la emisión, validación y envío de facturas de venta en medios electrónicos, conforme a la normativa colombiana y de los países en que aplique, asegurando el cumplimiento legal y reduciendo las sanciones. Esta generación de facturas electrónicas, se hace de manera automática y al instante en conexión directa con los servidores de los entes reguladores de las mismas (Dian, Hacienda, etc.) y se integran en tiempo real y al instante, con los demás módulos del E.R.P.: Contabilidad, inventarios, presupuesto, cartera y cuentas por pagar si son a crédito.
Permite la emisión y registro de facturas electrónicas que cumplen con los requisitos legales para ser considerados títulos valores. Facilita el proceso de cobranza, al permitir la cesión y negociabilidad de las facturas, mejorando la liquidez de la empresa.
Al igual que las facturas de venta, las compras de bienes y servicios en las empresas se pueden parametrizar y automatizar en un alto porcentaje, para asegurar su registro en el E.R.P. de manera ágil, rápida y segura; permitiendo llevar un control desde la orden de compra y asegurando los estándares de calidad aplicados a este proceso, como los son el control en los tiempos pactados en entrega de la mercancía, validar que lo que las cantidades ordenadas y costos pactados, sean los acordados, que no se presenten averías en la mercancía ordenada y demás controles parametrizados por el usuario del programa, desde el inicio; lo cual permite mejorar en el tiempo, la relación con los proveedores y optimizar al máximo, todo el proceso. También se integran de manera automática y en tiempo real, con los módulos de contabilidad, inventarios, cuentas por pagar para las compras a crédito y el módulo de presupuesto.
Optimice la gestión del comercio internacional, al automatizar el control de inventarios desde la generación de las órdenes de compra, el inbox y demás documentos aduaneros, Facilitando la integración con proveedores y clientes, reduciendo errores en la gestión de aranceles e impuestos y agilizando los tiempos de entrega. Además, proporciona datos actualizados para mejorar la planificación logística y el cumplimiento normativo, aumentando la eficiencia y competitividad de la gestión operativa de la empresa. Este proceso culmina con la generación exacta del costo real de los productos y la respectiva contabilización automática de los mismos y de todos los procesos de importación que aplican a la contabilidad, hasta llegar el producto final a comercializar.
Facilita la generación y gestión de documentos electrónicos que validan las compras realizadas a proveedores no emisores de factura. Garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales colombianas, asegurando la deducción de costos e impuestos, y simplifica el proceso de reporte ante la DIAN. Además, reduce errores y mejora la trazabilidad y control de las transacciones, optimizando la administración fiscal de la empresa.
Identifique, defina y digitalice sus fórmulas y procesos de producción, y mantenga un control eficaz, permanente y oportuno de sus materias primas, órdenes de producción, costos y unidades de inventario de productos en proceso, terminados y no fabricados, material de empaque y costos directos e indirectos que intervienen en la cadena productiva; optimizando los procesos de manera precisa; efectuando además, instantáneamente y sin interfaces de ninguna índole, las imputaciones contables en cada ciclo del proceso. Este módulo contempla los incrementos porcentuales que va presentando el costo de los productos, que pasan por diferentes ciclos y etapas en la cadena de producción, hasta llegar al costo final del producto terminado; permitiendo conocer en cada etapa de la cadena de producción, en cuanto va el costo del artículo a producir, en ese momento del proceso.
Ideal para empresas interesadas en llevar un control permanente de todos y cada uno de los activos fijos, valoración de los mismos, depreciaciones, revalorizaciones y ajustes por inflación cuando apliquen, permitiendo además llevar un historial por cada activo, de sus fechas de vencimiento cuando se requiera, mantenimientos y garantías regulares, identificación de los traslados, ubicaciones y tenencias, codificación, ciclo de vida útil, etc.
Mantenga el control total del ingreso y salida de vehículos, así como el tiempo de permanencia y su respectiva liquidación, de acuerdo a una escala de tarifas definida por el usuario del programa, que además puede comprender tiempos de gracia y tarifas especiales; permitiendo la diferenciación por tipo de vehículo, el cuadre diario de caja y una gran cantidad de informes estadísticos que ayudan a optimizar el funcionamiento administrativo del mismo.
El módulo restaurante del software ERP Avansis mejora la eficiencia operativa al automatizar la toma de pedidos, gestionar inventarios y optimizar la facturación. Facilita la administración de mesas, reduce los desperdicios con un control preciso de insumos y agiliza los pagos. Además, proporciona informes en tiempo real sobre ventas y costos, permitiendo una mejor toma de decisiones.
El módulo de hoteles optimiza la gestión de reservas, check-in y check-out, control de habitaciones (Disponible, Ocupada, En Mantenimiento), mejorando la experiencia del huésped. Automatiza el control de habitaciones, inventarios y facturación, reduciendo errores y tiempos de operación. Además, cuenta con la posibilidad de integrar el control y manejo del restaurante, en los servicios incluidos a los huéspedes en su estadía.
Descargue en su dispositivo móvil la APP Avansis Mobile y lleve en su bolsillo y a unos cuantos clics, el control total de la información contable, financiera y comercial de su empresa. Cuenta con gran cantidad y variedad de informes de tipo gerencial y estadístico, de fácil acceso y en tiempo real, destacando entre sus opciones más útiles e importantes, la posibilidad de capturar inventarios físicos leyendo los códigos de barras de los artículos del inventario a través de la cámara del celular y controlar la geolocalización de artículos en tránsito y rutas de vendedores externos.
Permite realizar un seguimiento detallado y en tiempo real de todas las operaciones y transacciones dentro del sistema. Facilita la identificación de irregularidades o errores, mejora la transparencia y asegura el cumplimiento de políticas internas y regulaciones externas. Además, genera informes de auditoría completos y personalizables, lo que optimiza los procesos de control interno, minimiza los riesgos financieros y permite una toma de decisiones.
Además de innumerables acondicionamientos a necesidades específicas requeridas por la gran variedad de empresas a las que se les ha instalado el software; lo que garantiza nuestra permanencia y liderazgo del producto, en un mercado de alta competencia.
En el desarrollo, actualizaciones y soporte permanentes del software E.R.P. Avansis, interviene un grupo interdisciplinario de profesionales de diferentes especialidades, entre los que se destacan, ingenieros de sistemas, técnicos en sistemas, contadores, economistas, ingenieros industriales, etc, altamente capacitados y con amplia trayectoria y antigüedad en la empresa; para garantizar la permanencia en el tiempo de este aplicativo, adaptándolo cada vez más a las nuevas tecnologías de la información y a las nuevas disposiciones de tipo legal y administrativo que se van presentando.
Hardware: Los requerimientos de hardware corresponden a equipos con procesador Pentium IV en adelante, con 500 Mega Bytes de memoria R.A.M. y disco duro con espacio libre de 100 Mega Bytes en adelante.
El espacio requerido en disco, también depende de la cantidad de información asociada a cada empresa a incluir en el sistema.
El software requerido para la instalación y manejo de los aplicativos, comprende los sistemas operativos de Microsoft como el Windows en cualquier versión, los sistemas que permiten manejo de redes locales y remotas como Microsoft Server versiones 2003 y superiores, sistemas de red Novell y todos aquellos que sean compatibles con los manejadores de bases de datos Visual Foxpro Versión 9 y Posgres Versión 8, los cuales permitan trabajar con accesos remotos desde cualquier lugar del mundo vía internet banda ancha.
Entre las herramientas de desarrollo de software que se utilizan para las actualizaciones constantes del aplicativo, están: Visual Studio.Net, Java Script, Blazor, base de datos SQL server de Microsoft, entre otras; todas ellas enfocadas al desarrollo en ambiente web.
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